Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan. SIMPEG menangani pengelolaan data kepegawaian khususnya meliputi: pendataan pegawai, BKD, proses perencanaan dan formasi kepegawaian, penggajian, penilaian angka kredit, mutasi pegawai, dan sistem pelaporan.
Aplikasi Simpeg pada suatu instansi adalah melakukan penginputan, pengawasan dan monitoring dalam hal data kepegawaian. Data mentah diinput biasanya disiapkan form isian yang harus diisi oleh pegawai suatu instansi dengan baik dan benar. Jika dalam pengisian form dilakukan dengan baik dan benar, operator dapat langsung mengisi database masing-masing pegawai dalam SIMPEG, dan operator dapat fokus mengisi sesuai dengan form yang diterimanya tanpa mengecek berkas fisik.
Manfaat dan Fungsi Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian
Sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi. Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan instansi secara kuantitas maupun kualitas.
Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal, pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien pada saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka harus dikembangkanya suatu Sistem informasi manajemen kepegawaian yang hadal.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan suatu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaan. SIM Kepegawaian menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.
Tujuan Implementasi SIM Kepegawaian adalah dapat terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang terintegrasi dalam suatu jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi. Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi. Oleh karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi di lantai produksi menjadi menguntungkan bagi pengguna.
Manfaat sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain:
- Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
- Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
- Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
- Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti angka kredit pegawai
- Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
- Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai )
- Memudahkan pemantauan jatah cuti
- Memudahkan dalam pengelolaan beban kerja kepada pegawai
- Memudahkan dalam presensi dan penggajian pegawai
- Serta memudahkan dalam perekrutan pegawai
Fungsi sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain:
- Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
- Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
- Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan SDM
- Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
- Memperbaiki produktivitas SDM dalam perusahaan
- Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai
- Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan
Jika instansi anda menggunakan SIM Kepegawaian yang dikembangkan Talenta by Mekari, anda pasti mendapat banyak manfaat dan banyak fitur yang tersedia, dan fitur-fitur tambahan yang ingin disesuaikan. Berikut beberapa fitur itu;
Fitur-Fitur SIM Kepegawaian yang kembangkan Talenta by Mekari, antara lain:
1. Fitur Data Pegawai
Fitur Data Pegawai, menampilkan semua detil data (data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan akademik, riwayat jabatan struktural, riwayat penelitian, riwayat pengabdian masyarakat, penghargaan, sertifikat, pelatihan, tugas kelembagaan dan sebagainya). Pada fitur ini setiap pegawai bisa melakukan insert/ edit data kemudian divalidasi oleh bagian kepegawaian.
2. Fitur Permohonan Cuti
Fitur Pengajuan Cuti, setiap pegawai bisa mengajukan cuti secara online kemudian akan dilakukan proses persetujuan oleh atasan berupa notifikasi email dan selanjutnya divalidasi oleh bagian kepegawaian.
3. Fitur Kenaikan Berkala
Fitur Kenaikan Berkala sistem akan melakukan proses otomatis pengecekan dan pengajuan kenaikan pangkat berkala dan gaji berkala pegawai.
4. Fitur Penilaian Kinerja Pegawai
Fitur Penilaian Kinerja Pegawai, proses penilaian yang terdapat pada SIM Kepegawaian yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari adalah Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Namun terkadang tiap institusi mempunyai proses penilaian kinerja pegawai yang khusus sehingga dalam fitur ini perlu penyesuaian alur proses penilaian kinerja pegawai sesuai institusi yang ada.
5. Fitur Presensi Pegawai
Fitur Presensi Pegawai, merupakan fasilitas untuk menampilkan daftar presensi pegawai baik setiap hari atau rekap per bulan. Fitur ini juga dilengkapi dengan proses penarikan data dari mesin Presensi seperti Mesin Fingerprint, Handkey dan sebagainya.
6. Fitur Rekrutmen Pegawai
Fitur Rekrutmen Pegawai, tiap Unit Kerja bisa melakukan untuk membuka lowongan kerja sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Pelamar yang melamar untuk selanjutnya bisa melakuan proses seleksi pegawai mulai dari proses administrasi, psikotes sampai diangkat menjadi pegawai baru.
7. Fitur Payroll/ Penggajian
Fitur Payroll/ Penggajian, fitur ini adalah fitur yang sangat berguna bagi institusi untuk melakukan manajemen payroll. Dalam fitur ini terdapat proses perhitungan komponen-komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, honor, potongan, pinjaman dan pajak.
8. Fitur Angka Kredit Pegawai
Fitur Angka Kredit, mencatat angka kredit pegawai. Dalam fitur ini juga dilengkapi dengan fasilitas simulasi perhitungan nilai per periode.
9. Fitur Beban Kerja Pegawai
Fitur Beban Kerja Pegawai, pegawai melakukan input rubrik beban kerja pegawai kemudian dilakukan penilaian.
Kelebihan SIM Kepegawaian Talenta By Mekari:
- SIM Kepegawaian yang dikembangkan berbasis web, sehingga bisa diakses dari manapun melalui jaringan internet.
- Disertai dengan keamanan data dan pencatatan log user yang melakukan transaksi aplikasi. Sehingga lebih aman dan bisa dilakukan proses monitoring dan kontrol data.
- Terdapat menu laporan yang bisa dikonversi tipe dokumen menjadi dokumen word, excel dan pdf.
- Fitur pencarian data dan sorting data tiap halaman, sehingga memudahkan user untuk melakukan pencarian data yang diinginkan serta sorting data.
- Aplikasi simpeg yang dikembangkan saat ini sudah support Mobile Responsive Website sehingga bisa dibuka melalui Smartphone dengan tampilan yang responsif.
Pemanfaatan sistem informasi manajemen kepegawaian dapat membantu dan mempermudah pengguna dalam hal ini pegawai bagian operasional, pimpinan dan pihak yang membutuhkan data dalam penyajian informasi data kepegawaian.
Semoga ulasan ini bermanfaat, dan membantu anda dalam menentukan layanan yang berkualitas dalam mengembangkan Sistem Informasi Management di Perguruan Tinggi, Instansi maupun perusahaan yang anda kelola. Aplikasi simpeg Talenta by Mekari telah berpengalaman dalam mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi Management yang handal.